Lettera circolare 8 giugno 2001

Prot. n.5381

Provv. n.13

MINISTERO DELL'ISTRUZIONE, DELL'UNIVERSITA' E DELLA RICERCA - DIPARTIMENTO PER LO SVILUPPO DELL'ISTRUZIONE - UFFICIO III

OGGETTO: Direttiva generale per l'azione amministrativa e la gestione n. 10532/DM del 27 aprile 2001- Esercizio finanziario 2001: attuazione.

Con D.M. 27 aprile n. 10532, che si porta a conoscenza delle SS.LL., è stata definita la Direttiva generale sull'azione amministrativa per l'anno 2001.

Gli obiettivi da perseguire da parte di questo Dipartimento sono espressamente indicati dalla lettera D) del citato D.M. con le priorità indicate nel medesimo alla lettera C).

Le SS.LL. porranno in essere, nell'ambito della propria competenza, gli atti di gestione necessari al raggiungimento degli obiettivi predetti.

Il perseguimento degli obiettivi presuppone, ovviamente, nel caso in cui sia necessario l'intervento di più centri di responsabilità amministrativa, che le singole attività siano precedute da accordi o intese.

Ai sensi dell'art. 5 del D.P.R. 6 novembre 2000, n. 347, i Servizi forniranno il supporto necessario alle Direzioni generali di questo Dipartimento per la migliore ed efficace realizzazione degli obiettivi e delle priorità indicate nella Direttiva ministeriale ovvero negli atti di indirizzo che successivamente verranno emanati nel corso dell'anno.

Le Direzioni generali regionali, nelle materie di competenza di questo Dipartimento, dovranno attenersi alle indicazioni contenute negli atti di indirizzo dello scrivente, in quanto esse costituiscono linee di indirizzo generale ai sensi dell'art. 3 - comma 3 - del D.P.R. n. 347/2000.

In considerazione del fatto che l'art. 2, comma 1, del D.L.vo 30 luglio 1999, n. 300, dispone a decorrere dall'attuale legislatura l'unificazione del Ministero della Pubblica Istruzione con il Ministero dell'Università e della Ricerca Scientifica e Tecnologica e la creazione dell'unico Ministero dell'Istruzione, dell'Università e della Ricerca, lo scrivente si riserva di intervenire con propria Direttiva al fine di determinare i programmi per il perseguimento degli obiettivi contenuti nella Direttiva ministeriale non appena il Ministro pro tempore subentrante avrà fatto conoscere se intenda confermare gli obiettivi indicati dal Ministro De Mauro ovvero procedere all'emanazione di una nuova Direttiva politica.

Per il perseguimento degli obiettivi ciascuna Direzione Generale si avvarrà delle risorse di personale e finanziarie già assegnate con precedenti provvedimenti in data 20 marzo e 9 maggio 2001.

Ai fini organizzativi e procedurali interni al Dipartimento, si ritiene peraltro di fornire le seguenti linee programmatiche.

ASPETTI ORGANIZZATIVI E PROCEDURE DI COMUNE INTERESSE

Gli atti di indirizzo, di coordinamento o comunque di portata generale, finalizzati al raggiungimento degli obiettivi indicati nella Direttiva, sono emanati dal Capo Dipartimento su proposta del Direttore Generale competente.

Gli atti di gestione, anche relativi a disponibilità finanziarie, sono adottati dai singoli Direttori Generali.

Le relazioni con le Organizzazioni sindacali, non ricomprese nelle materie riservate alla contrattazione decentrata nazionale, rientrano nella competenza del Capo Dipartimento, che si avvarrà della collaborazione dei Direttori Generali competenti per materia.

Gli atti di nomina o di designazione per la costituzione di Comitati, Commissioni, Gruppi di studio o di lavoro che abbiano rilevanza esterna, sono riservati alla competenza del Capo Dipartimento, che provvederà sulla base delle designazioni dei competenti Direttori Generali. Gli atti medesimi relativi ai fondi strutturali europei sono di competenza dell'Autorità di gestione.

Le attività che verranno poste in essere per la realizzazione dei programmi e degli obiettivi dovranno formare oggetto di informativa per il Capo del Dipartimento con cadenza, in via ordinaria, bimestrale. Al riguardo si richiama l'attenzione sulla necessità di avvalersi, in via programmatica, di apposite schede analitiche per ciascuna tipologia di attività. Le predette schede, cartacee nell'attuale fase, saranno successivamente sostituite da un sistema di comunicazione in Rete, la cui realizzazione sarà curata dal Servizio per l'Automazione Informatica e l'Innovazione Tecnologica.

Per la trattazione di argomenti di particolare rilievo od urgenza che investono la competenza di più Uffici, e al fine di assicurare la necessaria comunicazione tra le Direzioni generali e il Dipartimento e il conseguente coordinamento delle azioni, saranno indette periodiche sedute di programma.

Gli atti di gestione del personale assegnato alle singole strutture in cui si articola il Dipartimento sono di competenza dei titolari delle strutture stesse.

E' riservata al Capo del Dipartimento la competenza in materia di:

- contrattazione decentrata di sede;

- mobilità interna al Dipartimento;

- formazione specialistica del personale assegnato al Dipartimento.

Per la tenuta del protocollo, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi viene attivato un protocollo unico di Dipartimento, nel rispetto di quanto previsto dall'attuale quadro normativo (D.P.R. 428/2000 - D.P.C.M. 31 ottobre 2000), salva restando la costituzione di protocolli riservati per il Capo Dipartimento e i Direttori Generali. La conservazione degli atti rimane, secondo competenza, nell'ambito di ciascuna Direzione Generale, oltre che degli Uffici del Dipartimento.

Il servizio di protocollo che, attualmente, nelle more della realizzazione della Rete dipartimentale, è cartaceo, sarà informatizzato ed organizzato con quattro postazioni (una per gli Uffici del Dipartimento e d una per ciascuna Direzione Generale). Questo Dipartimento, per il tramite dei propri Uffici, ha in corso di elaborazione uno schema tecnico-operativo per l'ottimale funzionamento del servizio. Si fa riserva pertanto di intervenire con specifiche indicazioni.

MONITORAGGIO, CONTROLLO DI GESTIONE E VALUTAZIONE DEI DIRIGENTI

Le attività poste in essere per il perseguimento degli obiettivi indicati nella Direttiva devono essere correlati ad una specifica azione di monitoraggio che dia ragione dell'efficienza, dell'efficacia e dell'economicità degli interventi della P.A..

In materia, come pure in tema di controllo di gestione e di valutazione dei dirigenti, i competenti uffici del Dipartimento hanno allo studio la definizione di apposite linee di indirizzo che saranno nelle dovute forme portate a conoscenza delle SS.LL..

Si fa riserva, pertanto, di dar seguito alla presente anche per quanto riguarda i cennati punti specifici.

Nelle more, le SS.LL. daranno corso alle azioni di monitoraggio secondo le consuete procedure avvalendosi, qualora ne ricorrano le condizioni, anche della collaborazione di soggetti esterni.

IL CAPO DIPARTIMENTO

f.to TRAINITO